Gugus Kendali Mutu Kegiatan

Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu adalah untuk membahas permasalahan yang terjadi dalam kinerja kegiatan dan memberikan rekomendasi solusi-solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. 

Masalah-masalah yang dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan aktivitas seperti ketercapaian, Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, dan potensi resiko

Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When.

Potensi resiko Forcemajeur/ diluar kuasa ;

Hujan deras
Solusi :

1. Hari H-1 (Kamis malam) mohon kesediaan doa bersama munajat kepada Allah atas kelancaran dan kesuksesan acara
2. Jasa pawang
3. Mobilisasi massa tetap diupayakan dengan jas hujan atau membawa payung
4. Panitia mempersiapkan keset di sekitar pintu masuk

Banjir di ruas jalan menuju YKP
Solusi :

1. Saling memberikan informasi lewat medsos tentang kondisi terkini
2. Memberikan petunjuk ruas jalan yang resiko banjirnya lebih kecil

Listrik padam terpusat
Solusi :

1. Alternatif Genset ?
2. Menghubungi PLN secepatnya

Listrik korsleting
Solusi :

1. Koordinasi dengan teknisi gedung

Potensi resiko teknis :
Loading peralatan dan perlengkapan belum siap mendekati waktu pelaksanaan

Solusi :

1. Stand by pick up
2. Listing daftar peralatan dan mencari cadangan alternatif sebelum Hari - H

Peserta membludak, melebihi batas konsumsi dan areal tempat
Solusi :

1. Pukul 19.30 bila terlihat peserta sudah melebihi 1000 orang, maka tim konsumsi bersama naik pick up bergerak menuju toko kue : Majystick, Sams, Cake boss, dll.
2. Conductor berkomunikasi terus dengan tim konsumsi yang sedang mencari tambahan snack
3. Terkait areal tempat, stand by persiapkan cadangan karpet  enam buah
4. Mohon Banser siap siaga dalam pemasangan.

Alas kaki/ sepatu sandal tercampur baur, resiko penumpukan massa saat pulangnya.

Solusi :

1. PAC Muslimat menyiapkan 1000 kresek untuk kantong sandal jamaah dan dibawa oleh jamaah bersamaan ke tempat duduknya

Pengisi acara gambus tidak datang tepat waktu

Solusi :

1. Gambus tetap diberi waktu 19.15 - 19.45, dan tidak diberi tambahan waktu
2. Mohon instalasi instrumen musik dan "menyetemnya" bisa dilaksanakan bakda ashar, setidak-tidaknya pukul 19.00 adalah batas maksimalnya
3. Bila gambus tidak hadir, maka PAC muslimat memimpin audiens membaca sholawat nabi, Yaa Robbi Sholli dst.

Pelantik dari PC belum datang
Solusi : 

1. PAC Muslimat memimpin Mahalul Qiyam

Kyai datang terlambat

Solusi :

1. MWC NU memimpin Istighotsah jama'i

Kyai tiba-tiba udzur syar'i

Solusi :

1. Ketua PCNU Kota Surabaya, mohon dengan hormat menggantikan dengan khutbah iftitah mengajak istiqomah bersama NU